Contabilidad de una microempresa: los 8 documentos y hábitos que no pueden faltar
Muchos dueños de microempresas creen que el riesgo contable está en la DIAN. En la práctica, casi todos los problemas empiezan antes: en documentos que nunca se pidieron, cuentas mezcladas o fechas que nadie anotó.
Después de más de una década llevando la contabilidad de emprendimientos y pymes en Bogotá, en CAT tenemos una lista de verificación que revisamos con cada cliente nuevo. Te la compartimos para que revises la tuya.
1. RUT actualizado y con las responsabilidades correctas
El RUT define qué impuestos debes declarar. Si cambió tu actividad, tu régimen o tus ingresos y el RUT no se actualizó, puedes terminar declarando obligaciones que no tienes o, peor, omitiendo las que sí. Revísalo al menos una vez al año.
2. Una cuenta bancaria exclusiva para la empresa
Cuando los gastos personales y los del negocio salen de la misma cuenta, cada movimiento hay que explicarlo a mano. Separar las cuentas es la forma más simple de tener números confiables y ahorrar horas de revisión.
3. Facturación electrónica sin atrasos
Cada venta debe quedar facturada en el momento en que ocurre. Dejar facturas «para después» genera diferencias entre lo que vendiste y lo que reportaste, y esas diferencias son justamente las que detecta la DIAN al cruzar información.
4. Documento soporte para compras a no obligados a facturar
Si le compras a una persona que no está obligada a expedir factura, necesitas emitir un documento soporte electrónico. Sin él, ese costo o gasto no es deducible, y terminas pagando más impuesto del necesario.
5. Conciliación bancaria cada mes
Conciliar es comparar el extracto del banco con lo registrado en la contabilidad. Hacerlo mensualmente permite encontrar pagos sin soporte, ingresos sin facturar o errores de registro cuando todavía son fáciles de corregir.
6. Soportes de todos los gastos
Un gasto sin factura o documento que lo respalde no existe para efectos fiscales. Guarda los soportes en digital desde el primer día y organízalos por mes; tu cierre contable será mucho más rápido.
7. Nómina electrónica y seguridad social al día
Si tienes empleados, la nómina debe transmitirse electrónicamente a la DIAN y los aportes a seguridad social deben pagarse a tiempo. Ambos son requisitos para que los pagos laborales sean deducibles.
8. Calendario tributario según tu NIT
Las fechas de vencimiento dependen de los últimos dígitos de tu NIT y del impuesto. Presentar tarde genera sanción por extemporaneidad, que se calcula por cada mes o fracción de retraso. Tener tus fechas anotadas es, literalmente, dinero ahorrado.
Cómo mantener este orden sin que te quite tiempo
Ninguno de estos puntos es complicado por sí solo; lo difícil es sostenerlos mes a mes mientras atiendes tu negocio. Por eso en CAT trabajamos con la información contable en la nube y usamos inteligencia artificial para procesar documentos y generar los estados financieros, de modo que el equipo contable se concentra en revisar y asesorarte, no en digitar.
¿Cuántos de los 8 tienes al día?
Si te faltan dos o más, vale la pena revisarlo antes del próximo cierre. Escríbenos y hacemos un diagnóstico de la contabilidad de tu microempresa para decirte qué está en orden y qué conviene ajustar.